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Manejar tu flujo de fondos y tus gastos

Si manejas un negocio pequeño, cuándo te pagan puede ser tan importante como cuánto te pagan. Saber como predecir y manejar tu flujo de fondos — la sincronización de cuando te pagan y cuando tienes que pagar tus facturas — es una habilidad esencial para el éxito.

Manejar tu flujo de fondos y tus gastos

La importancia del flujo de fondos

Un negocio que parece exitoso puede fallar debido a un mal flujo de fondos. Y aunque el mal flujo de fondos no pone en riesgo a tu negocio, podría dañar tu potencial de crecimiento.

Por ejemplo, digamos que tienes un negocio pequeño que hace juguetes. Una gran cadena minorista quiere hacer un pedido de 5,000 juguetes. Vas a ganar mucho dinero, pero la cadena minorista no te pagará la orden hasta 90 días después de la entrega de los juguetes.

Sabes que necesitarás comprar las piezas para los juguetes, pagar a los empleados para ensamblarlos y pagar el envío al minorista. El proceso entero puede durar 30 días.

Sería una gran oportunidad para generar dinero e introducir tu juguete a nuevos clientes. Sin embargo, te das cuenta de que no puedes pagar por las piezas, los empleados, el envío y todos tus gastos de negocios normales mientras esperas el pago. Desafortunadamente tendrás que rechazar esta gran oportunidad porque no generas suficiente dinero para cubrir todos los gastos.

O, dada la misma situación, otro dueño de negocio podría aceptar la oportunidad sin pensar en el proceso completo. Después de pagar las piezas, el ensamblado y el envío, el pedido llega a la cadena minorista y los 90 días para recibir el pago comienzan. Pero en ese momento el negocio ya no tiene dinero.

No puede pagar a sus empleados así que empiezan a irse, no puede pagar los pagos de renta así que el propietario amenaza con desalojar el dueño del negocio. Aunque le deben al negocio mucho dinero, no tiene suficientes ahorros para pagar las operaciones día-a-día. El negocio está forzado a cerrar antes de que llegue el pago.

Segú SCORE, una red de mentores de negocios pequeños sin fines de lucro, el mal flujo de fondos es la razón número uno por la cual los negocios pequeños fallan. Con una cuidadosa planificación y manejo, puedes ayudar a asegurar que tu negocio es uno que triunfa.

Manejar tu flujo de fondos

Cash Flow Infographic

Como dueño de un negocio, puedes utilizar diferentes herramientas y recursos para manejar el flujo de fondos de tu negocio y asegurarte de tener suficiente dinero para pagar los gastos.

Crear un presupuesto ies un primer paso importante porque puedes utilizar el presupuesto para determinar tus ingresos y gastos mensuales y averiguar cuánto podrías ganar o gastar en el futuro.

También podrías crear y usar una declaración de flujo de fondos — hay plantillas gratuitas en línea — para entender mejor si tienes un flujo de fondos positivo o negativo.

  • Flujo de fondos positivo es cuando tienes más dinero entrando al negocio que saliendo.
  • Flujo de fondos negativo es cuando más dinero sale del negocio que lo que entra. Tener un flujo de fondos negativo puede ser una señal que tendrás problemas en pagar los gastos futuros.

Manejar el flujo de fondos puede ser especialmente difícil si tienes un negocio de temporada. Generas la mayoría de tu dinero durante un período corto, pero tienes que averiguar como pagar los gastos básicos todo el año y cualquier gasto extra antes y durante la temporada alta. Aún con un negocio que opera todo el año, hacer que todo encaje puede ser un desafío.

Encontrar formas de cobrar más rápidamente y demorar cuando tienes que pagar a otros puede ayudar con el manejo de flujo de fondos. Además, tener acceso a dinero en efectivo vía los ahorros o un préstamo podría ayudarte a superar los tiempos difíciles.

Aquí hay varios recursos y tácticas que puedes utilizar para ayudarte a manejar el flujo de fondos de tu negocio.

Aumentar tus ahorros
Aunque muchos nuevos dueños de negocios tienen que usar todo el dinero disponible para pagar y crecer su negocio, podrías tratar de apartar un poco de tus ingresos para aumentar tus ahorros. Puedes utilizar el dinero que hayas ahorrado si necesitas pagar gastos o invertir en una oportunidad.

Aumentar ventas y disminuir gastos
Una de las formas más sencillas para mejorar el flujo de fondos es generar más dinero y gastar menos. Lo podrías hacer:

  • Aumentando precios.
  • Utilizando promociones para aumentar ventas.
  • Tratando de encontrar otras maneras para generar dinero. Quizá puedas ofrecer un nuevo producto o servicio. O, podrías vender una membrecía o un servicio de suscripción, que podrían aumentar tus ventas mensuales.
  • Disminuyendo los costos de servicios públicos usando menos electricidad o agua, y tratando do no usar mucho el sistema de calefacción o aire acondicionado.
  • Invirtiendo en equipo amigable con el medio ambiente que usa menos electricidad.
  • Comparando las opciones antes de agregar un gasto continuo, tal como una suscripción de software o renta de equipo.

Abrir una línea de crédito
Podrías ser capaz de abrir una línea de crédito con un banco, cooperativa de crédito u otra institución financiera. Tu línea de crédito tendrá un limite de crédito, que es la máxima cantidad de dinero que puedes pedir prestado a la vez. Sin embargo, no tienes que pedir dinero prestado inmediatamente cuando abras una línea de crédito.

Algunas cuentas tienen una cuota anual, pero aparte de eso, por lo general solamente tienes que pagar una cuota o interés si pides dinero prestado. Por un costo bajo (o sin costo), puedes mantener tu línea de crédito abierta y disponible en caso de que necesites efectivo adicional.

Pedirles a los proveedores poder pagar a lo largo del tiempo
Si compras suministros de otros negocios, podrías pagar a tus proveedores o vendedores con "términos". Un acuerdo de términos quiere decir que puedes pagar al proveedor un cierto número de días después de que te manden una factura. Negociar términos con tus proveedores puede ser una manera efectiva de manejar tu flujo de fondos sin un gasto adicional.

Por ejemplo, con términos netos-30, tienes que pagar la factura dentro de 30 días de haberlo recibido. O bien, podrías pedir términos netos-45 y pagar dentro de 45 días, términos netos-60 y pagar dentro de 60 días o incluso un acuerdo de términos más largos.

Tener un acuerdo de términos te dará aún más tiempo para pagar tus facturas, para que puedas planear mejor para el futuro y preocuparte menos sobre la rapidez con la que un cliente te pagará.

Los acuerdos de términos netos también se llaman "crédito comercial". Permitiéndote pagar a lo largo del tiempo, la compañía te extiende crédito, como si fuera prestándote dinero durante ese período. Por lo general no tienes que pagar interés, pero algunos proveedores podrían ofrecerte un descuento si pagas tu factura con anticipación.

Darles a los clientes un descuento sobre los pagos anticipados
Los acuerdos de términos funcionan en ambos sentidos, y si vendes productos o servicios a otras compañías es posible que no te paguen tus facturas inmediatamente. Eso es especialmente cierto con las compañías grandes que tienen mucho poder de negociación — o estás de acuerdo con sus términos o no te compran cosas.

Sin embargo, podrías atraer a los clientes con un descuento si pagan sus facturas con anticipación. Puedes tener un acuerdo con un cliente de términos netos-60, pero puedes darles un descuento del 5 porciento si pagan dentro de 30 días o un descuento del 10 porciento si pagan la factura inmediatamente.

Aunque recibirás menos dinero en general, recibir el pago más rápido podría ayudarte a mantener un flujo de fondos positivo.

Financiamiento de facturas
Si otras compañías te deben dinero, podrías utilizar tus facturas no pagadas para sacar un préstamo o abrir una línea de crédito.

El prestamista puede considerar cuánto dinero te deben, la situación financiera de tu negocio y el crédito de negocios de tu cliente (porque tu capacidad de pagar el préstamo podría depender de si tu cliente paga su factura).

Por ejemplo, podrías mandar a un cliente una factura por $1,000 con términos netos-60. En vez de esperar los 60 días para que te pague, decides financiar la factura para cubrir gastos inmediatos. Un prestamista te presta $800 inmediatamente, y tienes que pagar el préstamo más el interés en 60 días.

Venta de facturas
La venta de facturas es un tipo de financiamiento de facturas. En este caso, en vez de sacar un préstamo, estás vendiendo tu factura a la compañía de factoraje. Las compañías de factoraje te prestarán el dinero ahora y luego te cobrarán una cuota a cambio de recibir el pago de facturas de tu cliente.

Cuando vendes una factura, recibes una porción de la cantidad de la factura inmediatamente de la compañía de factoraje y el resto, menos la cuota de la compañía de factoraje, cuando tu cliente paga la factura. Por ejemplo, con una factura de $1,000 que tiene términos netos-60, podrías recibir $900 hoy y otros $50 dentro de 60 días, dejando $50 para la compañía de factoraje.

En práctica, es posible que tengas que decirle a tu cliente que mande los pagos a la compañía de factoraje. Alternativamente, algunas compañías de factoraje te permiten decirles a tus clientes que manden los pagos a una cuenta bancaria que la compañía de factoraje controla, pero tus clientes no sabrán que estás trabajando con una compañía de factoraje.

A diferencia del financiamiento de facturas, el cliente está pagándole a la compañía de factoraje y no a ti. Sin embargo, dependiendo de tu contrato, todavía es posible que tengas que pagar el dinero si tu cliente no paga su factura.

Con el financiamiento y la venta de facturas, compara tus opciones cuidadosamente antes de firmar un contrato. La cantidad del préstamo, las cuotas y los términos del contrato pueden cambiar de un prestamista a otro, y aunque el financiamiento y la venta de facturas pueden ayudarte a manejar tu flujo de fondos, también cuesta dinero y no quieres pagar cuotas innecesarias.

Adelantos en efectivo del comerciante
Podrías pedir dinero prestado rápidamente con un adelanto en efectivo del comerciante, pero también puede ser una opción costosa que deja algunos dueños de negocios pequeños endeudados por mucho más tiempo de lo que esperaban.

Con un adelanto en efectivo del comerciante, por lo general recibirás una cantidad de dinero al principio a cambio de un porcentaje de tus ventas futuras de las tarjetas de crédito y débito. Los negocios que no aceptan las tarjetas pueden recibir un adelanto en efectivo del comerciante prometiendo pagar el dinero con pagos fijos de una cuenta bancaria de negocios.

La cantidad total que pagarás se determina cuando recibes tu adelanto en efectivo. Por ejemplo, si recibes un adelanto de $10,000, podrías tener que pagar $14,000. Como resultado, los pagos tempranos no te ahorrarán dinero porque tu costo total ya ha sido determinado.

Por lo general, tendrás que hacer pagos diarios o semanales.

Dependiendo del arreglo, es posible que la compañía de procesos para tarjetas de crédito comparta el dinero que ganas entre ti y la compañía del adelanto en efectivo del comerciante. Podría mandar todo el dinero a la compañía del adelanto en efectivo del comerciante, que entonces te mandará tu porción de las ventas. O, podrías tener que darle a la compañía del adelanto en efectivo del comerciante autoridad para sacar dinero de tu cuenta bancaria.

Puede ser fácil para calificar para un adelanto en efectivo del comerciante y recibir el dinero rápidamente para ayudarte a pagar un gasto de emergencia. Sin embargo, pagar el dinero con un porcentaje de tus ventas puede hacer difícil mantener un flujo de fondos positivo. Los adelantos en efectivo del comerciante son una manera cara de pedir dinero prestado y generalmente debería ser un último recurso.

Flujo de fondos vs. ganancias

En negocios, ganancias y flujo de fondos no son necesariamente lo mismo. Si tu negocio usa el método de acumulación para las cuentas, registras el dinero que te deben como ventas (dinero entrante) cuando haces la venta, no cuando te pagan.

Por ejemplo, si un cliente hace un pedido grande y promete pagarte durante el próximo mes, registras la venta cuando el cliente hace el pedido. Según las normas de contabilidad, puedes ser rentable este mes porque tienes más ventas que gastos. Sin embargo, podrías tener un flujo de fondos negativo porque no recibirás el pago verdadero hasta el próximo mes.

El objetivo es tener una compañía rentable a largo plazo. Pero para ser exitoso, también necesitas manejar tu flujo de fondos mes a mes.

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