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Servicios bancarios

Una de las primeras cosas que deberías hacer después de crear tu empresa es abrir una cuenta bancaria para tu empresa. Una cuenta bancaria empresarial puede ayudarte a mantener separados el dinero personal del dinero de la empresa, facilitando así el rastreo de las finanzas de tu empresa, proteger las finanzas personales en caso de desafíos financieros de negocios y puede ahorrarte tiempo en la preparación de la declaración de impuestos.

Servicios bancarios

Aparte de simplificar la contabilidad de tu empresa Mantenimiento de Registros, la apertura de una cuenta bancaria independiente podría:

  • Ser un requisito legal si creaste una sociedad de responsabilidad limitada (LLC, por su sigla en inglés) o una corporación.
  • Ser un paso requerido para la aceptación de pagos no en efectivo Pagos.
  • Ofrecerte un lugar seguro para guardar tu efectivo.
  • Ofrecer beneficios adicionales para las empresas.

Los dueños de pequeñas empresas deberían aprender cómo los servicios bancarios pueden ayudar a sus negocios. Aquí se ofrece una reseña de los tipos de cuenta, servicios, comparación entre diferentes cuentas y requisitos para abrir una cuenta bancaria empresarial.

Servicios y beneficios bancarios comunes para empresas

Las instituciones financieras que ofrecen cuentas bancarias empresariales también pueden ofrecerte un préstamo empresarial, un préstamo de crédito o tarjetas de crédito. Estos tipos de crédito empresarial podrían ayudarte a manejar las finanzas de tu empresa. Sin embargo, hay que tener cuidado cuando se pide dinero prestado. Debes contar con un plan que indique cómo utilizar eficazmente el dinero y como pagar la deuda antes de convenir en pedir un préstamo.

Una cuenta bancaria empresarial también podría ser un requisito para la aceptación de pagos no en efectivo, incluidas tarjetas de débito y crédito. El banco en el que abras la cuenta puede ayudarte a configurarla para aceptar tarjetas. Sin embargo, podría ser mejor comparar tus opciones para determinar qué proveedor de servicios comerciales te cobra menos.

En EE.UU., la Compañía Federal de Seguros Directos (FDIC, por su sigla en inglés) asegura la mayoría de los bancos y cubrirá los primeros $250,000 que tengas depositados en cada banco. Si el banco quiebra, el gobierno federal te reembolsará los fondos cubiertos. Una cuenta bancaria empresarial asegurada por el FDIC podría ayudar a mantener seguro el dinero de tu empresa cuando no necesites contar con efectivo en tu caja registradora.

Cómo escoger una institución financiera

Antes de abrir una cuenta bancaria empresarial deberías comparar lo que ofrecen los bancos y cooperativas de crédito en tu área, y en línea, para determinar qué institución financiera y productos son los apropiados para ti y tu empresa.

Cuentas corrientes y cajas de ahorros
Al igual que con las cuentas personales, una empresa puede abrir una cuenta corriente empresarial y una caja de ahorro. La cuenta corriente se puede utilizar para recibir pagos y para los gastos operativos (gastos diarios tales como compra de suministros o pago a empleados).

La cuenta de ahorros se puede utilizar para ahorros a largo plazo y proyectos. Incluso las pequeñas empresas que no tienen mucho dinero extra pueden empezar, lentamente, a generar un fondo empresarial para emergencias que los ayude a superar los tiempos difíciles.

El depósito de los ahorros en una cuenta separada podría ayudarlo a controlarse para no hacer uso del dinero en gastos diarios. Además, las cajas de ahorro tienden a ofrecer una tasa de interés más alta que la de las cuentas corrientes; lo cual puede ayudarte a ganar más dinero con tus ahorros.

Compara tus opciones
Incluso si la compañía que usas para tus cuentas bancarias personales también ofrece cuentas empresariales, es posible que desees comparar para ver si es lo mejor para tu empresa. Una vez que compares tus opciones, es posible que otra institución financiera sea mejor.

A continuación, se enumeran algunas cosas que podrías comparar en diferentes cuentas:

  • Límites de transacciones mensuales o requisitos: Las cuentas bancarias empresariales pueden cobrarte comisiones basado en el número de transacciones en tu cuenta, en la cantidad de cheques que emitas y en la cantidad de cheques o efectivo depositado por mes. Trata de encontrar una cuenta que satisfaga tus necesidades empresariales sin tener que pagar comisiones.
  • Comisiones: Las cuentas pueden tener diferentes comisiones asociadas tales como una comisión por mantenimiento mensual que podrías pagar si no mantienes un saldo mínimo diario o mensual en la cuenta, o comisiones por retirar efectivo de un cajero automático. A veces puedes evitar esas comisiones, pero es importante estar al tanto de ellas y entender cómo manejarlas mejor para evitar costos no deseados.
  • Características: Es posible que haya diferentes características y servicios para comparar, tales como la posibilidad de depositar cheques con un smartphone, de usar una aplicación de banca móvil o de conectar fácilmente tu cuenta al software de contabilidad de tu empresa.
  • Tasas de interés: Es posible ganar intereses con una cuenta corrientes o caja de ahorro, aunque esta última, por lo general, ofrece una tasa de interés más alta. Compara las tasas para ambos tipos de cuentas que ofrecen diferentes bancos.
  • Acceso a tu cuenta: Si tu empresa necesita frecuentemente billetes de baja denominación o monedas, la proximidad de una sucursal bancaria podría resultar muy conveniente. Sería mucho más fácil manejar tus operaciones diarias si no tienes que viajar mucho para llegar al banco. Considera las ubicaciones de las sucursales bancarias, el horario y el acceso a la banca en línea.

La banca en línea y móvil

Muchos bancos ofrecen posibilidades de banca en línea y una aplicación de banca móvil para smartphones. Una vez creada una cuenta en línea podrás, fácilmente, chequear tu saldo, iniciar transferencias entre bancos y pagar facturas en cualquier momento.

El uso de la banca en línea también puede ser importante para el mantenimiento de bancarios precisos. Muchos sistemas en línea para contabilidad y nómina pueden estar vinculados a cuentas bancarias en línea; como resultado de lo cual, podrás compartir información fácilmente. Si todos tus sistemas están conectados, se facilita el manejo de las finanzas de tu empresa y los impuestos.

Además, hay cuentas bancarias empresariales que existen solamente en línea, y podría valer la pena considerarlas como alternativa a una cuenta basada en una sucursal. Los bancos virtuales no tienen que abrir y manejar sucursales, y muchas veces esos ahorros se transfieren a sus clientes al tener menos y más bajas comisiones. Es posible, también, que ofrezcan una tasa de interés más alta para las cajas de ahorro y premios o intereses en las cuentas corrientes.

No vas a poder hablar con un banquero personalmente ni recibir los servicios en sucursal que muchos dueños de empresa necesitan, como por ejemplo facilidad para efectuar depósitos de efectivo u obtener monedas. Sin embargo, si tu empresa no necesita este tipos de servicios, una cuenta virtual podría ser una buena opción.

También podrías utilizar ambos tipos de cuenta y abrir una cuenta corriente en una sucursal de un banco conveniente, y una caja de ahorro virtual para aprovechar las comisiones más bajas y la tasa de interés más alta.

Cómo mantener segura tu cuenta en línea
Para muchos dueños de pequeñas empresas, la banca en línea puede resultar una manera conveniente y segura de manejar las finanzas de la compañía. Sin embargo, si te suscribes a la banca en línea, deberías tomar algunas otras precauciones para asegurarte de que la cuenta sea privada y segura.

  • No inicies sesión en tu cuenta mientras estés conectado al wifi público. Otra persona podría monitorizar tu actividad en línea.
  • Utiliza una contraseña única y fuerte. Es posible que tengas varias contraseñas que te gusta utilizar todo el tiempo. Genera una nueva que utilizarás solamente para tu cuenta bancaria virtual y asegúrate de que la contraseña sea un poco aleatoria (y no una palabra corriente) con una mezcla de números, letras y mayúsculas.
  • Opta por la autenticación de dos-factores. Si tu banco lo ofrece, suscríbete a la autenticación de dos factores; lo cual requiere un paso extra en un dispositivo desconocido para iniciar una sesión en tu cuenta. Por ejemplo, es posible que tengas que copiar un código de seguridad que te mandan por el celular o correo electrónico.
  • Ten cuidado al revisar los mensajes por correo electrónico. Puedes recibir un correo electrónico que parece que viene de tu banco o de otra compañía confiable, pero en realidad es un truco. Este tipo de mensaje por correo electrónico de phishing pueden pedirte que inicies sesión en tu cuenta (incluso podrían dirigirte a un sitio web que se parece a la página web del banco) o enviar información personal por correo electrónico y luego usarla para iniciar sesión en tu cuenta y robarte dinero. Ignora todos los mensajes sospechosos o llama a tu banco si no estás seguro respecto del origen de un mensaje recibido. Siempre utiliza el teléfono que figura en el reverso de tu tarjeta de crédito o en el sitio web oficial de tu banco y no confíes en la información del mensaje.
  • Mantén el software antivirus actualizado. Asegúrate de que tu computadora tenga un software antivirus, verifica periódicamente las actualizaciones del software y escanea tu computadora en busca de infecciones. Cambia tu contraseña bancaria — y otras contraseñas de cuentas en línea — si encuentras un virus.

Apertura de una cuenta empresarial

Es probable que necesites diferentes tipos de información para abrir una cuenta bancaria empresarial en vez de una cuenta personal. El proceso exacto puede variar, dependiendo del lugar donde abras la cuenta, pero los documentos pueden incluir:

  • El EIN de tu empresa: Un Número de Identificación de Empleador (EIN, por su sigla en inglés) es como un número de Seguro Social para la empresa. Puede vincular tu empresa a los formularios de impuestos, informes de crédito y puede ser un requisito para abrir una cuenta bancaria empresarial.
  • Documentos de conformación de empresa: El banco puede pedir los documentos de constitución de su empresa tales como la escritura/acta de constitución, que presentas ante el estado al crear una empresa.
  • Documentos normativos: Es posible que tengas diferentes tipos de documentos normativos empresariales, dependiendo del tipo de empresa que hayas creado. Las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) tienen acuerdos de operación, las sociedades colectivas tienen acuerdos de sociedades colectivas y las corporaciones, estatutos o resoluciones.
  • Certificados de denominación social de una empresa: Si tu empresa está inscripta en el estado, es probable que necesites los estados o certificados relacionados.
  • Licencia comercial: Dependiendo del tipo de empresa y del lugar donde esté ubicada, es probable que necesites obtener licencias locales, estatales o federales. También podrías necesitar copias de ellas cuando solicites una cuenta bancaria empresarial.

Si no tienes algunos de estos documentos tales como un acuerdo de operaciones, podrías generar el documento (puedes buscar guías y plantillas gratuitas en Internet) antes de solicitar una cuenta empresarial.

Los dueños de empresas que operan como propietario único, el tipo de negocio predeterminado si no creaste una sociedad colectiva, LLC o corporación también deberían solicitar un EIN antes de abrir una cuenta. En algunos casos, los dueños únicos no califican para una cuenta bancaria empresarial, pero igual podrían abrir una cuenta nueva personal y utilizarla sólo a los fines empresariales para separar sus finanzas.

No tengas miedo de cambiar

Tu cuenta bancaria empresarial debería beneficiar a tu negocio y facilitar tus tareas como dueño de empresa. Si tienes problemas con tu banco actual, no tengas miedo de cambiar por otra institución financiera. Aunque la transferencia de toda tu información y tus cuentas puede resultar difícil, probablemente estarás mejor una vez completada la transferencia.

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